Quisiéramos decir que los instrumentos archivísticos para una empresa privada pueden ser todos. Sí, como lo lees. «Pueden ser todos» «P – U – E – D – E – N» La realidad es que los instrumentos archivísticos para una empresa privada no son obligatorios por ley. En donde los instrumentos archivísticos si son obligatorios … Leer más
Señores Aliado Documental, ¿por cuánto tiempo se conservan los documentos en una empresa? Hemos tenido clientes que esperan que inmediatamente les digamos cuando pueden eliminar los documentos de una empresa. Se cree que hay un número mágico que representa el tiempo de conservación de los documentos. Igual no hay problema que nos hagan estas preguntas, … Leer más
Tal vez llegaste a este artículo por una pregunta que tienes: ¿cuáles documentos debe organizar una empresa? Y si bien en este artículo no tendrás la respuesta definitiva, sí que te mostraremos el camino. Primero es entender lo que significa un documento. Tomaremos la definición dada en el acuerdo 027 de 2006. Información registrada, cualquiera … Leer más
La digitalización documental es una técnica al alcance de las entidades para mejorar ciertos aspectos de la administración de los documentos. Según el Archivo General de la Nación de Colombia, la digitalización documental se define como: Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, … Leer más
A lo largo de los años, las empresas han desconocido el valor y la importancia que tiene la adecuada conservación de los documentos históricos para su memoria institucional. En muchas entidades no se le da el valor necesario a la documentación, se cree que la información sólo es importante mientras está en gestión. Pero no … Leer más
Sabemos que en muchas entidades no se le da el valor y la importancia que requiere la Gestión Documental, ya sea por parte de los colaboradores, del jefe o hasta de la misma persona que administra la documentación. ¡Puede ser por simple desconocimiento! Pues, en muchas ocasiones no se dimensiona el alcance que tiene la … Leer más
¿Sabes cuál es la verdadera importancia del comité de archivo en tu empresa? Sin importar si eres técnico, tecnólogo o profesional en Gestión Documental o incluso si no cuentas con los estudios técnicos, trabajar solo, no te lo recomiendo. En la vida como en el trabajo se debe trabajar siempre en equipo y desde Aliado … Leer más
Para nosotros es muy común escuchar en las empresas que se está aplicando la Gestión Documental, cuando realmente no se conoce el concepto de qué es la gestión documental y lo que involucra. La respuesta más común al preguntar qué es la gestión documental es “organizar los documentos”, o peor aún, “aplicar los instrumentos archivísticos”. … Leer más
Antes de mencionar estos valiosos beneficios de implementar gestión documental, recuerda que la información no solo está en papel, puede estar en cualquier otro medio o soporte. Te lo menciono porque no puedes olvidar y hacer a un lado los documentos que se pueden encontrar en: CD, DVD, VHS, fotografías, planos, maquetas, moldes, sistemas de … Leer más
Podríamos decir que la Tabla de Retención Documental es el instrumento archivístico más demandado por las entidades. ¿Por qué? Tenemos varias razones para afirmarlo. En especial, nos enfocamos en una. La Tabla de Retención Documental es el instrumento que nuestros clientes más nos solicitan cotizar y por ende elaborar e implementar. A pesar de esto, … Leer más