Señores Aliado Documental, ¿por cuánto tiempo se conservan los documentos en una empresa?
Hemos tenido clientes que esperan que inmediatamente les digamos cuando pueden eliminar los documentos de una empresa.
Se cree que hay un número mágico que representa el tiempo de conservación de los documentos.
Igual no hay problema que nos hagan estas preguntas, para eso estamos como empresa en este campo.
Donde lo común ha sido el desconocimiento que existe de una serie de normas, prácticas, lineamientos y políticas para la gestión documental tanto en entidades del estado como en empresas privadas.
Y más aún, se desconoce que existe una ciencia que estudia todo lo relacionado con los Archivos (como instituciones de Archivo) y los archivos (como documentos organizados).
Es decir, la Archivística, y que esta a su vez contempla la gestión documental como proceso que se desarrolla en el día a día de las organizaciones.
Ya entrando en materia, saber por cuánto tiempo se conservan los documentos de una empresa requiere de la aplicación de un proceso archivístico que se denomina: Valoración Documental.
Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
Archivo General de la Nación de Colombia.
Eso significa la valoración documental.
Para saber por cuánto tiempo se conservan los documentos en una empresa, no caigas en las siguientes malas prácticas:
4 situaciones que sirven saber por cuánto tiempo se conservan los documentos en una empresa.
Lo primero entonces es que no dejes en manos de quien no es experto en gestión documental, el decidir por cuánto tiempo se conservan los documentos de la empresa.
O contrata en tu planta de personal a un Archivista profesional.
O contrata un proveedor experto en estos temas, aprovechamos y te aclaramos que estamos a tus órdenes para ayudar a tu organización.
Una mala decisión en los tiempos por los cuales se deben de conservar los documentos de una empresa, puede traer líos jurídicos, administrativos e históricos.
Imagínate que un ente de control solicite a tu entidad documentos con el fin de revisar asuntos legales pendientes, y justo, aquellos documentos tu entidad ya los eliminó sin tener la justificación debida.
Para ello, te presentamos cuatro situaciones que ayudan a determinar los tiempos de conservación de los documentos en una empresa:
Situación #1:
Los documentos deben conservarse como mínimo por el periodo de prescripción de los asuntos legales, la reserva legal y la caducidad de los mismos.
Situación #2:
Hay documentos que no tienen valor legal ni jurídico, sino que se crean con fines meramente administrativos para evidencias actividades y funciones.
Aquí se debe identificar estos documentos, y saber por cuanto tiempo sirven como fuente para la toma de decisiones administrativa.
Situación #3:
Como sabemos, los documentos son evidencia del cumplimiento de las normativas por parte de la empresa.
Así que para saber por cuánto tiempo se deben de conservar los documentos de una empresa, es necesario hacer un análisis normativo con el fin de hallar normas que establezcan un tiempo mínimo de conservación de algunos documentos.
Situación # 4:
No todos los documentos de una empresa se deben eliminar.
Es como borrar la memoria corporativa de la empresa. Hay documentos que ameritan nunca ser eliminados por que son fuente de historia.
A través de ellos se puede reconstruir la historia de la entidad.
Por esto, aparte de establecer que documentos que tienen valores legales, administrativos, jurídicos, fiscales y contables, también se deben identificar aquellos que tienen valor para la historia y la cultura de la empresa.
Estamos para ayudar a tu empresa.
Créenos, es más delicado de lo que parece.
Una cosa es eliminar con fundamentos archivísticos, administrativos, técnicos, legales, jurídicos y contables, y otra muy pero muy distinta hacerlo «porque así lo hacen otros», o «porque eso fue lo que escuchamos».
La primera te servirá ante una reclamación.
En nuestro equipo para un proceso de valoración, contamos con archivistas, historiador, contador, abogado.
Contáctanos para poderte ayudar.
Si tienes alguna opinión sobre este artículo, puedes dejarnos un comentario.
Excelente resumen de la valoración documental, destacando puntos muy importante de forma didáctica. Lo que podría agregar es que al no es una labor fácil, nos pode el desafío de liderar este procedimiento a nivel institucional y hacer que se tomen las mejores decisiones. Saludos de un colega peruano.