Tal vez llegaste a este artículo por una pregunta que tienes: ¿cuáles documentos debe organizar una empresa?
Y si bien en este artículo no tendrás la respuesta definitiva, sí que te mostraremos el camino.
Primero es entender lo que significa un documento.
Tomaremos la definición dada en el acuerdo 027 de 2006.
Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.
Archivo General de la Nación de Colombia.
Ahora lo que es un documento de archivo.
Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Archivo General de la Nación de Colombia.
Sí, ambos conceptos son distintos.
El segundo se diferencia del primero en su característica que es creado o recibido como parte de las actividades y funciones de una entidad pública o privada.
Los documentos de archivo son el objetivo de la empresa.
Hasta aquí, así de rápido, ya te hemos dichos cuáles documentos debe organizar una empresa.
Pero espera, no te vayas, sigue leyendo para que te quede más claro.
O sea, no cualquier documento que la entidad tenga bajo su custodia tiene porque organizarse.
Solo aquellos que son considerados de archivo.
Te damos ejemplos para ser más claros sobre cuáles documentos debe organizar una empresa.
Ejemplo #1 Los documentos de apoyo.
Haz de cuenta que el área de comunicaciones de tu entidad tiene el compromiso de celebrar los 50 años de la organización.
Para ello envía solicitudes de propuestas a conferencistas. (Documento de archivo)
Recibe las propuestas de los conferencistas. (Documento de archivo).
La persona responsable busca en Google un artículo sobre cómo hacer un evento de celebración. (Documento de apoyo)
Elaboran un plan del evento. (Documento de archivo).
Reciben correos electrónicos se los colaboradores de la entidad confirmando la asistencia. (Documento de archivo)
La persona responsable registra en un Excel los gastos que va ejecutando con el fin de luego comparar con lo que le reporte el área contable. (Documento de apoyo)
Toman fotografías y vídeos de la ejecución de la celebración. (Documentos de archivo).
De los anteriores documentos, los que no deben conformar el archivo de la entidad, son los documentos de apoyo.
Porque según el mismo acuerdo 027 de 2006, un documento de apoyo es:
Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, pero es de utilidad para el cumplimiento de sus funciones.
Archivo General de la Nación de Colombia.
Por tanto, los documentos de apoyo se diferencian de los documentos de archivo, en que no son creados o recibidos por la entidad como parte de las actividades o funciones, sino que son utilizados por los colaboradores con la finalidad de que sirvan como apoyo a una actividad o función.
Ejemplo #2 Documentos personales.
La jefe contabilidad está estudiando una maestría.
En el momento de su matrícula, registró el correo electrónico corporativo.
Allí empiezan a llegarle notificaciones de inicios de las clases de la Universidad. (Documento personal)
Por ese correo recibe solicitudes sobre trámites contables para su empresa. (Documento de archivo)
Recibe información de interés sobre la Universidad en la que se halla trabajando. (Documento personal)
Por ese mismo medio envía los reportes contables de la empresa a los bancos. (Documento de archivo)
Como ya lo debes tener claro, la entidad debe centrarse en los documentos de archivo, más no los documentos personales de la contadora.
La entidad está utilizando capacidades de almacenamiento en la guarda de los correos personales de la contadora.
¿Te está quedando más claro cuáles documentos que debe organizar una empresa?
Ejemplo #3: Documentos de archivo.
Saber cuáles documentos debe organizar una empresa es una tarea que no se logra de la noche a la mañana.
Pero para iniciar se debe identificar en cada área productora de documentos, cuáles son aquellos que sí se crean o reciben como parte de las actividades y funciones de la entidad.
Porque cómo ya has leído hasta aquí, se puede caer en la confusión al prestar tiempo y recursos a documentos considerados personales y de apoyo.
Cuando realmente la entidad debe centrarse en los documentos de archivo.
Aquellos que sirven de evidencia de las actividades y funciones.
Puesto que son fruto (bien sea porque se crean o reciben) de estar llevando a cabo una actividad o función que la entidad ha asignado a sus colaboradores.
Hasta aquí llegamos con este artículo, peeero
Esperamos que te pueda servir como orientación en caso que hoy la organización en la que estás, aún no hayan identificado cuáles documentos debe organizar una empresa.
Y si es así, aún no los han identificado, o desean actualizar dicho proceso, en Aliado Documental contamos con la experiencia suficiente para ayudar en tu empresa a establecer cuáles son los documentos que se deben organizar.
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