Digitalización Documental: Cómo saber cuando aplicarla en una empresa.

Digitalización Documental

La digitalización documental es una técnica al alcance de las entidades para mejorar ciertos aspectos de la administración de los documentos.

Según el Archivo General de la Nación de Colombia, la digitalización documental se define como:

Técnica que permite la reproducción de información que se encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes, cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse por computador.

Acuerdo 027 de 2006 – AGN Colombia

Según esta definición, la digitalización documental es una técnica que requiere de un proceso.

Dicho proceso es debido a que para llevar a cabo la digitalización documental se debe contar con:

  • Seguir las recomendaciones de la normativa de los entes de control.
  • Identificar los documentos que serán digitalizados.
  • Hacer una debida preparación de los documentos para una digitalización documental adecuada.
  • Llevar a cabo la captura de los documentos para obtener sus representaciones digitales.
  • Definir la estructura documental en el repositorio de almacenamiento.
  • Indexar las imágenes de tal manera que se accedan en el menor tiempo posible.
  • Revisar la calidad de las imágenes.
  • Reubicar los documentos en los expedientes físicos.
  • Reorganizar los documentos si es necesario.
  • Actualizar inventario documental.
  • Archivar los expedientes físicos que fueron digitalizados en los depósitos correspondientes.

Qué no es digitalización documental.

Se tiende a caer en la confusión de los términos digitalización documental y escanear documentos.

Cuando tenemos reuniones con entidades públicas o privadas que ya son clientes nuestros, y de igual manera, aquellas con las que nos encontramos en conversaciones, ha sido algo recurrente la confusión de ambos conceptos.

Y para eso estamos nosotros, para ayudar.

En palabras sencillas, escanear documentos es pasar hojas (folios) por un escáner con el fin de obtener una imagen digital del documento.

A estos documentos que son solo escaneados, la mayoría de las ocasiones se les asigna un nombre convencional, sin criterios técnicos archivísticos para agilizar su identificación y acceso.

Por otro lado, la digitalización documental va más allá.

No es únicamente capturar la imagen. Es necesario previamente determinar aspectos como:

  • La estructura documental a la que corresponderá.
  • Los niveles de seguridad bajo los cuales los documentos están respaldados.
  • Los niveles de acceso a dichos documentos.
  • Planeación de metadatos (datos sobre el documento) previamente planeados y establecidos.
  • Estandarización de las actividades del proceso de digitalización documental.

Para concluir, escanear documentos podría realizarse por cualquier persona con el hecho de saber utilizar un escaner.

Mientras que la digitalización documental, requiere de un proceso técnico archivístico y tecnológico coordinado por personal especializado o por una empresa experta.

3 hechos que significan que es el momento para que tu empresa aplique digitalización documental.

Aquí solo expondremos tres, pero claro que podrían ser más.

Vamos a mencionar los más comunes por los cuáles nuestros clientes nos han buscado.

Pero, además, también por los cuáles hemos confirmado a otros clientes que es su momento.

Hecho #1: Múltiples trámites en donde los documentos son un insumo vital.

A medida que las empresas crecen, así también lo hacen sus trámites internos y externos.

En muchos de esos trámites el documento físico juega un rol protagónico.

Esos documentos que le dan inicio al trámite, deben pasar por varias actividades que los usan con un fin específico.

Además, en el mismo trámite, se siguen produciendo otros documentos que hacen parte de su resolución.

En medio del trámite es común que varios colaboradores que intervienen en el trámite, requieran al mismo tiempo el documento.

Así mismo pasa con el usuario o cliente, que necesita una información que solo se halla en los documentos.

¿Qué hacer entonces? cuando el documento está en soporte físico, solo lo puede consultar una persona a la vez, y eso vuelve lento la respuesta al trámite.

Aquí la digitalización documental ayuda a la entidad a gestionar dichos documentos de manera digital, por lo cual su consulta, trámite, resolución y acceso, se hace más ágil.

Mientras los documentos físicos se pueden estar archivando en su correspondiente unidad documental.

Hecho #2: Respaldo de los documentos vitales de la empresa.

Las organizaciones, todas, sin importar su naturaleza jurídica, o si tienen ánimo o no de lucro.

Todas crean y reciben documentos que son vitales para continuar con su actividad.

Los documentos considerados vitales para una entidad, son aquellos que poseen un valor crítico, son únicos e irremplazables, y al poseer un valor legal, intelectual y económico, su cuidado, conservación y preservación es innegociable.

Entonces, cuando empresa empieza a producir y conformar un acervo con este tipo de documentos, la digitalización documental es una excelente opción para tener un respaldo de ellos.

Hecho #3: Conformación de un Archivo con documentos históricos.

Los Archivos con documentos que ya son considerados históricos, son entonces de conservación permanente.

Es decir, el deber ser es conservarlos por siempre.

Porque se convierten en la fuente de memoria histórica de la entidad.

Esta es una razón por la que se debe aplicar digitalización documental a los documentos que ya son históricos o que desde el principio de su creación o recibo se sabe que serán históricos.

Y es que es riesgoso prestar un documento histórico a un usuario, porque nunca se sabe que, sin intención, pueda atentar contra el mismo. Por ejemplo:

  • Se ensucia.
  • Se rasga.
  • Se pierde.
  • Se lo roban.

Y hay más.

En cambio, si a los documentos históricos se les ha aplicado la digitalización documental, el préstamo no será del documento físico (original), sino del documento digitalizado (la copia).

Para finalizar…

La digitalización documental es un apoyo para la gestión documental de la entidad.

No es una excusa para eliminar los documentos originales en soporte físico, (aunque existe la digitalización certificada con fines probatorios).

La digitalización documental agilizará el acceso y consulta a los documentos.

Además, de su conservación documental.

En Aliado Documental, tenemos como propósito demostrar que los Archivos son más que documentos guardados.

Por eso, te compartimos esta información, si tienes alguna duda sobre la digitalización documental que se está realizando o se va a realizar en tu entidad, ponte en contacto con nosotros.

Recuerda que somos Aliado Documental y podemos ayudar a tu entidad a mejorar la digitalización documental para que garantices la correcta administración de todos los documentos.

1 comentario en «Digitalización Documental: Cómo saber cuando aplicarla en una empresa.»

  1. Buenas Tardes
    O sea que no es lo mismo escanear que digitalizar?
    Pero ambos se realizan de la misma manera, igual hay que utilizar un escaner para que el documento quede digitalizado.

    Gracias

    Responder

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