A lo largo de los años, las empresas han desconocido el valor y la importancia que tiene la adecuada conservación de los documentos históricos para su memoria institucional.
En muchas entidades no se le da el valor necesario a la documentación, se cree que la información sólo es importante mientras está en gestión.
Pero no es así, es crucial que conozcas que con el transcurso del tiempo, la documentación va adquiriendo más valor para la entidad y una gran importancia histórica.
Lo primero que debes hacer es identificar qué documentos son realmente importantes y representan un valor histórico.
A estos documentos históricos les debes dar un cuidado especial ya que se deben conservar permanentemente.
Te preguntarás… ¿por qué debo conservar documentos permanentemente?
¡Los documentos históricos son fundamentales!
Custodian información que puede lograr una reconstrucción del patrimonio cultural y documental de una entidad, evidenciando todo el trabajo que se realizó a través de los años.
La responsabilidad de cuidar los documentos históricos no sólo recae en las entidades públicas, también en las entidades privadas.
La conservación del patrimonio histórico es responsabilidad de cada institución.
Es triste encontrarse con entidades que tienen sus documentos históricos almacenados en pésimas condiciones, en el “cuarto del desorden”; ni siquiera cumpliendo una mínima condición de conservación.
Te recordamos que no basta solo con tener separados los documentos históricos, es necesario almacenarlos teniendo en cuenta los siguientes aspectos:
Mobiliario para el almacenamiento de los documentos,
Condiciones ambientales,
Iluminación,
Entre otros. (Para conocer a fondo estos aspectos revisa el Acuerdo 049 de 2000 del Archivo General de la Nación de Colombia).
Hay una gran cantidad de motivos por los cuales los documentos históricos son tan importantes, algunos de estos son:
Motivo #1. Los procesos legales
Muchas entidades se han visto sumergidas en procesos legales complejos.
Puede ser debido a la pérdida de información que se relaciona directamente con el caso, y que quizás pudo haber ayudado como gran evidencia.
Motivo #2. La rendición de cuentas
Es imprescindible la conservación y reconstrucción de la memoria histórica para evidenciar todas las actividades y funciones realizadas a través de los años.
Muchas entidades creen que nunca se les realizará una auditoría de un ente de control, en dónde soliciten documentos históricos como evidencia de actividades realizadas.
Pero es posible, y es importante estar preparado para este tipo de inspecciones, ya que si no se cuenta con suficiente evidencia es como si la empresa nunca hubiese existido o realizado dichas funciones.
Motivo # 3 Reconstrucción histórica
Tal vez para algunas personas parezca un sin sentido la reconstrucción histórica.
Pero ya sea una entidad pública o privada que haya prestado servicios públicos o solamente una empresa privada que lleve muchos años en el sector, su historia es valiosa para la reconstrucción histórica del lugar donde está ubicada, para exponer toda la labor desempeñada y servicios que se han prestado a lo largo de los años.
Se debe cambiar la mentalidad que se ha tenido por muchos años en algunas entidades, y es que se cree que los documentos no son importantes, que estorban, que ocupan mucho espacio y se gasta mucho tiempo en sus procesos de organización, almacenamiento, conservación y preservación.
Es cierto que estos procesos conllevan tiempo y dinero, pero realizarlos adecuadamente siguiendo todos los protocolos y con base en la normativa, es un tiempo y dinero realmente muy bien invertido que traerá beneficios para la empresa a corto, mediano y largo plazo.
(Para leer nuestro artículo 6 beneficios de implementar gestión documental así no estés en la obligación de hacerlo da clic aquí).
¿Cómo identificar los documentos históricos?
Muchas veces se cree erróneamente que algunos documentos son históricos y se conservan innecesariamente y da temor eliminarlos.
El desconocimiento sobre el tema es lo que causa este tipo de casos.
¿Qué se debe hacer?
Lo que se debe hacer es investigar y asesorarse para identificar qué documentos se conservan en su totalidad, cuándo se eliminan o cuántos años se deben conservan antes de ser eliminados.
Cada entidad es diferente, por eso cada una debe conocer toda su historia institucional desde que se fundó, con qué objetivo se fundó y los servicios prestados desde sus inicios; toda esta información facilitará el proceso de identificar los documentos históricos.
Te aconsejamos que en caso de no hacer este proceso aún:
- Empieces a identificar los documentos históricos de tu empresa,
- Realices la reconstrucción histórica de la empresa,
- Reconozcas el valor de estos documentos.
Es de gran importancia la implementación de la Gestión Documental en toda la documentación, (en la que está vigente, la que está en gestión y en la histórica).
Esperamos que te sea de gran utilidad este artículo, y que te ayude a conocer la importancia de los documentos históricos y toda la información en general, como una gran aliada en nuestro día a día.
Si tienes dudas o problemas para la identificación y manejo de tu documentación histórica, contáctanos, contamos con un equipo idóneo que puede asesorarte y ayudarte en el proceso de valoración de tu información.
Hasta una próxima ocasión.