Antes de mencionar estos valiosos beneficios de implementar gestión documental, recuerda que la información no solo está en papel, puede estar en cualquier otro medio o soporte.
Te lo menciono porque no puedes olvidar y hacer a un lado los documentos que se pueden encontrar en: CD, DVD, VHS, fotografías, planos, maquetas, moldes, sistemas de información, unidades de almacenamiento electrónico, etc.
¿Ya identificaste si tu empresa almacena documentos en los soportes y formatos antes mencionados?
Ahora sí, pasemos al objetivo de este artículo que está encaminado a que tu empresa descubra, con nuestra ayuda, los 6 beneficios de implementar gestión Documental así no estés en la obligación de hacerlo:
Beneficio de la gestión documental #1: Se evita la pérdida de información.
Al implementar Gestión Documental en tu empresa, se lleva registrada toda la información que se almacena, al igual que identificada y ubicada topográficamente tanto física como electrónica.
La pérdida de información es uno de los dolores de cabeza más comunes que las empresas sufren en su día a día.
Pueden ser muchas las razones, pero hay una con la que quizás te sientas identificado:
No contar con una estructura documental archivística que facilite la gestión de la información, en cuanto a su producción, control, organización y acceso.
Nota: en Aliado Documental nos hemos percatado de que las empresas creen que con tan solo poseer un listado maestro de formatos (o de documentos) que administra las áreas de gestión de la calidad ya se tiene la base para organizar la información.
Pero si bien este listado cumple una función de control de los tipos documentales que genera la empresa, finalmente no es la herramienta adecuada para ser la base de la organización de la información.
Nada más alejado de este objetivo.
Y pensar que sí lo es, es uno de los fallos para la pérdida de información en una empresa.
Para esto está el Cuadro de Clasificación Documental.
Aunque el listado maestro de formatos (o documentos) es un insumo más para este instrumento archivístico.
Beneficio de la gestión documental #2: Agilidad en los procesos.
Los beneficios de implementar Gestión Documental se van sintiendo a medida que los colaboradores sienten que son más rápidos para hacer sus actividades.
Pues la Gestión Documental define lineamientos, estrategias y documenta todos los procesos.
Esto sin duda ayuda a todos los colaboradores a ir en el mismo camino y con la misma agilidad en todos los trámites ya que estos van a estar estandarizados.
Tú sabes que toda tarea o actividad que desarrolle un colaborador en una empresa, requiere como elemento base la información y los documentos, y si ésta no está clara o al alcance en el momento que se necesita causa que el proceso sea muy lento.
Beneficio de la gestión documental #3: Evita la duplicidad de información.
¿Te ha pasado en tu empresa que te encuentras con dos áreas que crean documentos que apuntan a lo mismo?
En las consultorías que hemos realizado esto ha sido muy común.
Lo identificamos en los depósitos de archivos con información no solo duplicada, sino también tipos documentales iguales, pero creados por áreas diferentes.
Una cosa es que haya información igual pero que se encuentre en tipos documentales distintos, (en ciertos casos es un error) y otra cosa es que haya tipos documentales iguales producidos por dependencias diferentes (siempre será algo que debes evitar).
Uno de los beneficios de implementar gestión documental es justamente que se evita la duplicidad aplicando políticas, estrategias y acciones archivísticas.
Te aseguramos que esto no volverá a suceder.
Y las finanzas de tu empresa estarán encantadas.
Y ojo, todo esto no solo aplica a los documentos físicos sino también a los documentos en soportes electrónicos.
Beneficio de la gestión documental #4: Evita errores en la producción documental.
Sabemos que la imagen institucional es de suma importancia para toda organización y que esta se refleja sin duda en la buena producción documental, además de evitar reprocesos o posibles problemas legales.
Cuando te hablamos de producción documental, no solo nos referimos a los documentos que tu empresa crea, sino también incluimos los documentos que son recibidos.
Porque sí, las empresas no solo producen documentos cuando los crean, sino también cuando los reciben.
Y si lo analizas, es muy lógico.
La gestión documental aplica desde el momento en que se produce el documento, pero también desde el momento en que se recibe un documento.
Ya sea recibidos a través de canales físicos o de canales electrónicos como redes sociales, páginas web o correos electrónicos.
Aquí es fundamental evitar errores tanto en la creación como en la recepción de los documentos, pues podría ocasionar reprocesos o pérdida de credibilidad institucional.
Este es uno de los beneficios de implementar gestión documental que menos creen las empresas que pueden adquirir, ya que en su imaginación se cree que la gestión documental solo aplica para el documento en soporte papel.
Beneficio de la gestión documental #5: Optimización de los costos de conservación y preservación documental.
La Gestión Documental se encarga de administrar de forma óptima los instrumentos archivísticos que reducen los espacios de almacenamiento innecesarios y los insumos para ello.
Al igual ayuda a administrar el gran costo de preservación que conlleva la utilización de la tecnología para el almacenamiento electrónico.
¿Cuánto significa para tu empresa utilizar metros cuadrados de locales o depósitos para custodiar documentos que quizás no son necesarios almacenar?
¿Estás seguro que los documentos que tienes en custodia con un tercero, ameritan ser conservados y seguir destinando esos recursos económicos?
¿Crees que la solución está en comprar más y más capacidad de almacenamiento electrónico?
Hemos tenido clientes a los que les hemos demostrado que la respuesta a estas dos preguntas da como resultado un mejor uso del recurso económico.
Cómo ves, los beneficios de la gestión documental también son la reducción de costos o más bien gastos.
Beneficio de la gestión documental #6: Evita que la información quede en poder de los que se van.
¿En tu empresa ha pasado qué deben de llamar a la persona que por cualquier motivo no está para preguntarle por cualquier trámite o proceso que solo ella o él sabría?
Entre los beneficios de implementar gestión documental, sin duda alguna este es uno de los que más ha llamado la atención de nuestros clientes.
Y es que el hecho de que tu empresa sea dependiente de las personas o de una sola persona para desarrollar un trabajo determinado, trae de la mano un riesgo latente de poner en jaque la operación de tu negocio.
El día que no esté esa o esas personas, tu empresa quedará como dicen popularmente, mirando para el techo, es decir, sin saber qué hacer, porque solo ellos sabían hacer “x” o “y” trabajo.
La gestión documental ayudará a fortalecer la gestión del conocimiento en tu empresa a través del registro en documentos de las funciones y actividades de los colaboradores.
Para finalizar este artículo sobre los beneficios de implementar gestión documental en tu entidad, quiero saber si te has dado cuenta de lo siguiente:
La gestión documental no debería ser solo vista como algo para implementar porque la ley lo exige.
Las empresas exitosas están siempre abiertas a mejoras, a implementar procesos, métodos y técnicas que les permite cada vez ser mejores y prestar servicios eficientes.
Y que no te quede la menor duda, que los beneficios de implementar gestión documental pesan más que no hacerlo porque simplemente la ley no me exige.
Si quieres una gestión administrativa ágil y eficiente, ponte manos a la obra con la gestión documental, y nosotros desde Aliado Documental, estamos para ayudarte.
Si te interesa, contáctanos.
Si te gustó el artículo o conoces otro beneficio de implementar gestión documental déjanos saber en los comentarios, nos encantaría saber tu opinión.