Para nosotros es muy común escuchar en las empresas que se está aplicando la Gestión Documental, cuando realmente no se conoce el concepto de qué es la gestión documental y lo que involucra.
La respuesta más común al preguntar qué es la gestión documental es “organizar los documentos”, o peor aún, “aplicar los instrumentos archivísticos”.
Y no, la gestión documental no solo implica la organización de los documentos, en realidad este solo es uno de sus ocho procesos.
Y no, tampoco es la aplicación de los instrumentos archivísticos.
Primero debes saber el concepto más común.
El Archivo General de la Nación de Colombia en el acuerdo 027 de 2006, define la Gestión Documental como:
“el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Archivo General de la Nación de Colombia
Para que comprendas mejor este concepto, a continuación, te daremos a conocer las que creemos son 4 claves para comprender qué es la gestión documental:
Clave #1. ¿Qué involucra la Gestión Documental?
La gestión documental no es una actividad reciente, en realidad es muy antigua.
Esta nació de la necesidad de documentar o evidenciar las relaciones comerciales, legales y administrativas entre las personas.
Por esta misma razón, la Gestión Documental hace parte fundamental de nuestro día a día laboral y personal.
Aun así, la gestión documental puede ser vista como un pequeño trozo de hielo dentro de tu organización.
Pero en realidad, la Gestión Documental es un iceberg gigante que involucra todos los procesos, dependencias y procedimientos de tu empresa, ya que esta envuelve la administración de todos los documentos recibidos y producidos.
Clave #2. La Gestión Documental como un ciclo
Piensa en la Gestión Documental como un ciclo que se repite y se repite en tu entidad.
Como mencioné anteriormente, la Gestión Documental está presente en cada proceso y procedimiento que se lleve a cabo, desde la captura de los documentos hasta su disposición final.
Para que entiendas mejor te lo pongo en estas palabras:
La gestión documental está presente desde que recibes un derecho de petición, una hoja de vida, entre otros documentos.
O, cuando por otro lado, debes producir un informe de gestión de tus actividades o un acta de reunión.
También está presente cuando finalmente decides que se debe hacer con un documento, si lo eliminas, lo conservas totalmente, lo seleccionas para conservarlo o si lo digitalizas.
Clave #3. Procesos de la Gestión Documental en tu empresa
Esta es la clave infalible para que comprendas qué es la Gestión Documental.
En este punto nos referiremos a los procesos de Gestión Documental que se deben llevar a cabo en tu empresa.
Según el modelo colombiano de gestión documental establecido por el Archivo General de la Nación, los procesos de gestión documental son:
Planeación: Este proceso comprende la identificación y creación de documentos, y luego se determina si es pertinente su creación.
Producción: Se produce el documento como parte del desarrollo de una actividad administrativa o se recibe el documento.
Gestión y trámite: Este proceso comprende la distribución de los documentos a las diferentes dependencias de tu entidad, el control de los tiempos de respuesta o de ejecución del trámite y se desarrollan mecanismos de consulta.
Organización: Se clasifican (por series y subseries), se ordenan (aplica el principio de orden original) y describen (facilita la identificación y consulta de los documentos) las unidades documentales.
Transferencia: Se transfieren los documentos durante las diferentes fases de archivo (etapa activa, etapa semiactiva y etapa inactiva), teniendo en cuenta los tiempos de retención definidos en las Tablas de Retención Documental.
Disposición de documentos: En este proceso se seleccionan los documentos para su destino final, es decir, para su conservación temporal, permanente o eliminación.
Preservación a largo plazo: Es el conjunto de actividades encaminadas a garantizar la preservación y conservación de los documentos a lo largo del tiempo.
Valoración: En este proceso se determinan los valores primarios y secundarios del documento, con el fin de establecer su tiempo de retención en las diferentes fases de archivo y su disposición final.
Clave #4. Observa tu organización
La aplicación de la Gestión Documental en tu entidad beneficia a todos, ya que esta tiene como fin la revisión, almacenamiento, recuperación y administración de los documentos producidos y recibidos en cualquier soporte.
En este punto la clave es que debes mirar a tu alrededor en tu organización, debes identificar los procesos que te mencioné anteriormente, si tu entidad cumple con estos procesos y con su correcto funcionamiento, ¡Felicidades! en tu entidad se desarrolla correctamente la gestión documental.
En caso de que identifiques y que conozcas que no se cumple correctamente con estos procesos y con la finalidad de la Gestión Documental debes ser consciente de la importancia y los beneficios que trae su implementación.
Algunos beneficios como:
- Fácil consulta de los documentos, y
- agilidad en los procesos y en los trámites.
Entre otros. (Para leer nuestro artículo 6 beneficios de implementar gestión documental así no estés en la obligación de hacerlo da clic aquí).
Ahora que sabes las claves para comprender qué es la gestión documental, te daremos una recomendación:
La Gestión Documental es un sistema que involucra toda la entidad, por esta razón no solo el área de archivo debe conocer y aplicar la gestión documental, así que relaciona a todas las áreas o dependencias en sus procesos y políticas.
Si te gustó el artículo o si tienes otra clave para comprender qué es la Gestión Documental déjanos saber en los comentarios.