¿Sabes cuál es la verdadera importancia del comité de archivo en tu empresa?
Sin importar si eres técnico, tecnólogo o profesional en Gestión Documental o incluso si no cuentas con los estudios técnicos, trabajar solo, no te lo recomiendo.
En la vida como en el trabajo se debe trabajar siempre en equipo y desde Aliado Documental te lo vamos a explicar:
Sabemos que la cultura de la gestión documental en la mayoría de las empresas es difícil de transmitir y apropiar.
Si trabajas solo, sin duda será mucho más difícil.
Nuestra recomendación es que inicies analizando de forma estratégica quién debe acompañarte en los objetivos trazados desde tu área de Gestión Documental.
Conformar un comité de archivo o de Gestión Documental es una excelente práctica.
De seguro me dirás:
“Yeisson, trabajo en una entidad privada. ¿Estoy en la obligación de crear el comité de archivo?”
Olvídate de las normas y leyes externas, acá lo importante es demostrar que no todo es por obligación y que la gestión documental no solo es del área de archivo y el grupo que allí labora. (Para leer nuestro artículo 6 beneficios de implementar gestión documental así no estés en la obligación de hacerlo da clic aquí).
No, es de toda la organización tanto privada como pública.
Antes de continuar con mi aporte, también te puedes estar preguntando:
“Yeisson en mi entidad ya contamos con un comité que está a cargo de otros comités y es exactamente el Comité Institucional de Gestión y Desempeño”
Primero, debes tener en cuenta lo siguiente:
En el modelo colombiano de Gestión Documental para el sector público, cuando la entidad ha creado el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, desaparece el comité de archivo ya que sus funciones pasan a manos del comité de Institucional de Gestión y Desempeño.
Por lo contrario, si la entidad pública no tiene el comité de Institucional de Gestión y Desempeño, sí tiene que contar con un comité de archivo.
Para ser más claro, desde Aliado Documental, te invitamos a leer esta circular entre el AGN y el DAFP. Da clic aquí.
De todas formas, en nuestra opinión, a pesar de que el anterior comité (de Institucional de Gestión y Desempeño) cumple y hace las veces del comité de archivo, sería una buena práctica, desde nuestra experiencia como Aliado Documental, que tengas un “pequeño comité de archivo” o “grupo de reunión de archivo” informal (es decir, sin acto administrativo) en el área, en donde se analice y se defina el proceso. Luego, las decisiones se exponen en el Comité Institucional de Gestión y Desempeño.
Recuerda, lo anterior es nuestra opinión, además para el caso de las entidades públicas que ya cuentan con el comité de Institucional de Gestión y Desempeño.
Entonces, aclaro algo:
El Comité Institucional de Gestión y Desempeño, es para las entidades del estado colombiano.
Cuando nos referimos a una entidad privada, como te lo dijimos antes, tener un comité de archivo, es una excelente práctica archivística, más no una obligación de ley.
Ahora sí, voy al grano. ¿Qué es un comité de archivo?
Tomando como base el concepto de AGN, lo definimos como un equipo interdisciplinario a través del cual se podrá realizar planeación, evaluación y seguimiento al desarrollo de la gestión de la información archivística que se genera en medios físicos o electrónicos de cualquier organización.
Este comité debe de estar conformado por cargos estratégicos relacionados con la administración documental de la empresa y que además sus decisiones impactan el desarrollo administrativo y por ende inciden en la gestión documental.
¿Quiénes deben de conformar el comité de archivo de tu entidad?
Si estás en una entidad pública de Colombia, el decreto 2578 de 2012 en su artículo 15 establece quiénes deben ser los integrantes.
Hablando del sector privado, desde Aliado Documental, recomendamos tener en cuenta los siguientes cargos:
Esos cargos podrían ser:
- Gerencia,
- Contabilidad,
- Gestión Humana,
- Calidad,
- Procesos y Mejora Continua,
- Control Interno,
- Jurídica y
- Sistemas-TI.
Dependiendo el tema a tratar se pueden tener invitados al comité de archivo para recibir sus aportes.
Como puedes ver, muchos de esos cargos son de personas que no siempre le dan el valor que se merece la gestión documental, pero que estratégicamente, estar trabajando en equipo y siendo parte activa del comité de archivo aportarán demasiado y gestionarán guiados por ti.
Ellos como lideres de los procesos van a entender de raíz la gestión documental ayudando a gestionar los recursos y abrir las puertas a sus equipos de trabajo.
¡Ánimo! ¿Qué esperas para conformar tu comité de archivo y sacar adelante tu empresa con la gestión de su información?
Si aún tienes dudas de cómo conformar técnicamente un comité de archivo con su reglamento y demás, Aliado Documental te puede apoyar. Contáctanos.
Te invito a que por favor nos dejes tus comentarios y nos compartas qué opinas de la importancia de conformar un comité de archivo en tu empresa.
Hasta pronto.
Muy importante e indispensable esta información, a mi personalmente me gustaría saber si en el sector público cambia en algo la conformación y funciones del comité interno de archivo, refiriéndome a entidades gubernamentales, alcaldías, en las que los funcionarios cambian cada cuatro años.