Sabemos que en muchas entidades no se le da el valor y la importancia que requiere la Gestión Documental, ya sea por parte de los colaboradores, del jefe o hasta de la misma persona que administra la documentación.
¡Puede ser por simple desconocimiento!
Pues, en muchas ocasiones no se dimensiona el alcance que tiene la Gestión Documental, puesto que está presente en cada trámite que se desarrolla y es el activo más importante con el que cuenta tu entidad.
Para atacar el problema de raíz te recomendamos empezar a relacionarte con todas las áreas o dependencias.
Sea tu entidad pública o privada, debes dar a conocer la Gestión Documental, sus beneficios y las consecuencias de no aplicarla correctamente.
Porque recuerda, no es solo cuestión de realizar el proceso de organización documental, implica la planificación, manejo y organización de toda la documentación recibida y producida en tu entidad.
El objetivo de la Gestión Documental siempre debe enfocarse en la búsqueda de la organización, preservación y conservación de los documentos, además de prestar el servicio de consulta para el usuario que lo requiera, tanto interno como externo de tu organización.
Si en tu entidad no se cumple con este objetivo, debes espabilarte y empezar a mostrar a todos lo importante que es la Gestión Documental.
Pero primero debes convencer a tu jefe acerca de la importancia de mejorar la Gestión Documental, a continuación, te daremos 3 estrategias:
Estrategia #1. Hazle saber las consecuencias que acarrea no tener una buena Gestión Documental
Recuerda que la Gestión Documental está presente en toda tu organización.
No solo te afectará negativamente a ti, como encargad@ del archivo, sino que también impactará negativamente a todas las demás dependencias y por ende a toda la entidad.
La Gestión Documental puede ser tu mejor aliado si la sabes aprovechar.
Pero no implementarla correctamente o finalmente no implementarla puede traerte diversos inconvenientes como:
Pérdida de la información: La Gestión Documental facilita la identificación y administración de los documentos, sin ella es muy probable que no se tenga precisión de qué documentos se encuentran en tu archivo, y posibilita que se pierda en un préstamo.
Poca agilidad en la consulta documental: Al no tener una buena Gestión Documental no identificas fácilmente los documentos, lo que resulta en la pérdida de tiempo considerable, no solo tuyo, sino también de la persona que lo requiere, y es tiempo que hubieras podido aprovechar para desarrollar otra actividad o compromiso que requiere más prioridad.
Duplicidad documental: Se fotocopia infinidad de veces un mismo documento, en algunos casos se fotocopia la copia y el documento original queda en el olvido, facilitando su pérdida y deterioro.
Daño de documentos: No aplicar una buena Gestión Documental incluye no realizar procesos de organización y conservación documental, lo que resulta en pilas y pilas de documentos desorganizados y deteriorados.
Desorganización documental: Los documentos no cumplen con ningún criterio de organización documental, lo que se reduce en:
- Documentos revueltos en diferentes dependencias,
- Desordenados (sin el principio de procedencia)
- Y sin descripción documental (sin criterios para identificarlos o administrarlos).
Poca seguridad de los documentos: Los documentos no cumplen con las condiciones de conservación que establece el Acuerdo 049 de 2000 y que son necesarias para garantizar la seguridad de estos, no solo pones en riesgo datos sensibles de tu entidad si no también datos personales.
Estrategia #2. Cuéntale los beneficios que trae mejorar la Gestión Documental
Contar con un buen Sistema de Gestión Documental te ayuda a ti y a todos los colaboradores de tu entidad en todos los trámites, procesos y procedimientos que se lleven a cabo.
Algunos de estos muchos beneficios son:
El día a día es mucho más organizado y productivo: Cuando utilizas las técnicas y prácticas que establece la Gestión Documental, tu día a día va a ser mucho más fructífero, siempre tendrás bajo control y tendrás claras todas tus actividades y compromisos.
Mejora en los procesos y procedimientos: Como te lo mencionamos, la Gestión Documental no solo se enfoca en el desarrollo de actividades y procedimientos en el área de archivo, la Gestión Documental debe estar presente en toda la entidad, en cada área o dependencia,
¿Con qué fin? con el fin de que toda la documentación producida o recibida de la entidad esté bajo una correcta administración.
Por lo tanto, si se implementa correctamente, toda la organización sufrirá de cambios positivos que mejorarán en un 100% los procesos y procedimientos, además se controlará mucho mejor la documentación, el trámite y la gestión de los procesos.
Ahorro de tiempo y dinero: La mejora de la Gestión documental en tu entidad ayudará a economizar el tiempo y los recursos económicos destinados al archivo, ya que la Gestión Documental evitará:
La duplicidad de documentos, por ende, la utilización de papel y tinta
Prolongados periodos de tiempo buscando documentos solicitados por los usuarios
Riesgos de deterioro, ya que al utilizar buenas prácticas de conservación no se hará necesario aplicar cuidados especiales a los documentos, por este motivo, se reducirán los costos.
Documentos organizados: Los documentos estarán correctamente organizados, es decir, clasificados, ordenados y descritos, lo que facilitará su recuperación e identificación.
(Para leer nuestro artículo 6 beneficios de implementar gestión documental así no estés en la obligación de hacerlo da clic aquí).
Estrategia #3. Enséñale las soluciones a las falencias que tiene la entidad a causa de no contar con una buena Gestión Documental
Por último, te recomendamos que analices todas las falencias con las que cuenta tu área de archivo y las áreas de tu entidad y exprésaselas, explícale también como la mejora de la Gestión Documental puede darles solución.
No seas tímid@, no pierdes nada con intentarlo.
Por el contrario, puede que seas la persona que marque el antes y el después en tu entidad.
Ahora que sabes las estrategias para convencer a tu jefe de mejorar la Gestión Documental, te daremos un consejo:
Tú como encargad@ del archivo, conoces perfectamente sus debilidades y falencias.
¡No te des por vencid@! da a conocer la importancia, las ventajas y las consecuencias de no tener una buena Gestión Documental, no solo a tu jefe, si no a todas las áreas de trabajo de tu entidad.
Verás que lograrás ser un aliado fundamental para toda tu organización.
Estamos seguros de que estas estrategias te ayudarán a convencer a tu jefe de mejorar la Gestión Documental.
Esperamos que, con este artículo, te estemos ayudando a empoderar la Gestión Documental en tu entidad.
Recuerda que somos Aliado Documental y podemos ayudar a tu entidad a mejorar la Gestión Documental para que garantices la correcta administración de todos los documentos.