Cómo hacer una Tabla de Retención Documental en 5 pasos

Podríamos decir que la Tabla de Retención Documental es el instrumento archivístico más demandado por las entidades.

¿Por qué?

Tenemos varias razones para afirmarlo.

En especial, nos enfocamos en una.

La Tabla de Retención Documental es el instrumento que nuestros clientes más nos solicitan cotizar y por ende elaborar e implementar.

A pesar de esto, de ser el instrumento archivístico más conocido en la gestión documental, hemos notado que aún hay mucho desconocimiento acerca de los beneficios que trae implementarlo para una empresa.

¿Te has dado cuenta que hay entidades que tienen varias versiones de la Tabla de Retención Documental y ninguna ha sido implementada?

Esto es más común en especial en las entidades públicas, aunque también lo hemos visto en las entidades privadas.

Espero que si tu entidad ya tiene la Tabla de Retención Documental, este no sea tu caso.

Y si no cuentas con la Tabla de Retención Documental, te queremos recomendar que no dudes en elaborarla e implementarla.

Hay muchas razones, pero te diremos la que para nosotros es la más importante:

Con la Tabla de Retención Documental tu entidad podrá mantener el control de la producción documental, además de facilitar su gestión, retención y tener claro qué información debe conservarse permanentemente y cuál debe eliminarse.

Nuestros 5 pasos infalibles para elaborar una Tabla de Retención Documental

Los pasos que a continuación te daremos, son acerca de cómo desarrollamos la Tabla de Retención Documental para nuestros clientes.

Queremos que tengas muy presente, que si bien el Archivo General de la Nación de los diferentes países, incluyendo el nuestro (Colombia), establecen una metodología para que las entidades públicas elaboren este instrumento, básicamente todas las estructuras son las mismas.

Puesto que se basan en los siguientes procedimientos:

1. Identificación de los documentos.

2. Valoración de los documentos.

3. Selección de los documentos a conservar y/o eliminar.

Si te interesa, este es el Minimanual de TRD del AGN de Colombia.

Como ves, el procedimiento anterior es el cimiento de cualquier metodología para hacer una Tabla de Retención Documental.

Ahora, en base a la experiencia con nuestros clientes, a continuación hemos definido nuestros propios pasos.

Paso #1: Reconocer el contexto institucional.

Lo primero que nosotros hacemos y que tú deberías hacer también cuando elabores la Tabla de Retención Documental, es un reconocimiento a nivel interno y externo de tu entidad.

Básicamente el objetivo de este paso #1 es entender la razón de ser de tu empresa.

Además, debes comprender cómo está estructurado, es decir, cómo se organiza para ejecutar sus funciones y actividades.

Por último, es importante que al final reconozcas todos los detalles relacionados con el por qué y cómo tu entidad produce los documentos.

Paso #2: Establece la producción real de los documentos de archivo.

En diferentes ocasiones los clientes de una empresa en la que estamos desarrollando un proyecto para la elaboración de la Tabla de Retención Documental, nos dicen que ya tienen claro el listado de los documentos que producen.

Sin embargo, nunca nos hemos confiado (esperamos que si estas en el proceso de elaboración de la Tabla de Retención Documental, tampoco te confíes) por ende solicitamos realizar a nivel institucional la investigación de la producción documental.

¿Por qué no nos confiamos?

Porque primero, un listado de documentos no es el mejor insumo para establecer la producción documental, ya que solo te mostrará tipologías documentales sin relación entre ellas.

Puedes reemplazar el concepto «listado de documentos» por «listado maestro de documentos», esperamos que comprendas lo que te queremos decir.

En pocas palabras, en este paso se debe realizar una investigación exhaustiva de todas las unidades documentales que la entidad genera o recibe.

Ten en cuenta que no solo las unidades documentales físicas sino también las que se generan en medios electrónicos.

Paso #3: Analiza el vínculo archivístico y conforma las agrupaciones documentales.

Te podríamos decir que es en este paso en donde la Tabla de Retención Documental puede quedar muy buena o no servir para nada.

Te lo decimos porque la clave de la Tabla de Retención Documental está en el Cuadro de Clasificación Documental.

Si el Cuadro de Clasificación Documental refleja las series y subseries documentales correctas y completas, ten por seguro que:

1. Será mucho más fácil valorar la información.
2. La Tabla de Retención Documental servirá como un apoyo indiscutible para la organización de los documentos (ya que se compone del CCD).

Por lo tanto, en este paso te debes concentrar en un 100% en la identificación del vínculo archivístico entre las tipologías documentales y las unidades documentales identificadas.

Sí, el concepto clave para la conformación de las agrupaciones documentales, está en el vínculo archivístico.

Paso #4: Asigna el tiempo de retención y la disposición final de los documentos.

Tiempos de retención y disposición final de los documentos.

Estas son las funciones principales de la Tabla de Retención Documental.

Su función principal no es organizar documentos.

Aunque sí sirve como apoyo, porque como te dijimos antes trae incluido el Cuadro de Clasificación Documental.

Para asignar los tiempos de retención documental, tú te debes basar en dos aspectos (recuerda, así lo hacemos nosotros):

1. La normatividad existente sobre los documentos a valorar.
2. Las necesidades administrativas a las que responde dichos documentos a valorar.

Eso sí, debes saber que una práctica incorrecta, que hemos visto que hacen algunas personas, y que tú nunca deberías caer en ello, es simplemente asignar años de retención y elegir la disposición final sin un estudio previo.

Paso #5: Diligencia un formato de Tabla de Retención Documental que se adecúe a las necesidades de tu empresa.

Si bien existe un formato básico para una Tabla de Retención Documental, no significa que sea el único que puedas utilizar.

En el formato de la Tabla de Retención Documental que se diseñe, hay un gran porcentaje de éxito que tenga este instrumento con las oficinas productoras.

¿Cómo así?

¡Claro!

Imagínate un formato complejo para entender.

Además que no permita ser adaptado a la comodidad de la oficina productora.

Incluso nosotros tenemos la buena práctica (y te la compartimos) de diseñar el formato según el contexto administrativo del cliente.

Te aclaramos más.

Por ejemplo, si la entidad trabaja por procesos, se pueden agregar columnas para articular la Tabla de Retención Documental con el Sistema de Gestión de la Calidad.

También, si la entidad utiliza sistemas de información en donde se hallan documentos de archivo, se pueden agregar columnas que referencien la URL.

Por último, un consejo.

Una Tabla de Retención Documental por sí sola no será amada por las oficinas productoras de tu entidad.

Depende de su proceso de elaboración, qué tanto hayan participado las áreas estratégicas y qué tanto su forma y fondo aporten a las oficinas productoras a realizar un trabajo más eficiente y práctico.

Te podemos decir que el siguiente paso, es presentar la Tabla de Retención Documental ante el responsable de su aprobación.

En Colombia, las Tablas de Retención Documental de entidades publicas, las deben avalar el Comité de Archivo o según sea el caso el Comité Institucional de Gestión y Desempeño, para luego ser convalidadas por los Consejos Departamentales de Archivo o por El Archivo General de la Nación.

En las entidades privadas, nuestra recomendación es que las Tablas de Retención Documental las debe aprobar los Comités Internos de Archivo o de Gestión Documental.

Te compartimos un artículo que creamos acerca de ¿Por qué debes tener un Comité de Archivo en tu entidad? (da clic aquí para leer este artículo).

Esperamos que con este artículo, te estemos ayudando a potenciar la gestión documental en tu entidad.

Recuerda que somos Aliado Documental y podemos ayudar a tu entidad a contar con una Tabla de Retención Documental que amen las oficinas productoras y tu jefe, por el gran aporte que haces desde la Gestión Documental.