Quisiéramos decir que los instrumentos archivísticos para una empresa privada pueden ser todos.
Sí, como lo lees. «Pueden ser todos»
«P – U – E – D – E – N»
La realidad es que los instrumentos archivísticos para una empresa privada no son obligatorios por ley.
En donde los instrumentos archivísticos si son obligatorios por ley es en las entidades públicas.
En Colombia, para el sector privado sí existen normativas que han sido expedidas por las diferentes superintendencias en las cuales obligan a ciertas empresas a implementar algunos instrumentos archivísticos como parte de la gestión documental.
Por un momento no pensemos en la normativa que regula los instrumentos archivísticos para una empresa privada.
Así que respondamos a la siguiente pregunta:
¿Cuántos instrumentos archivísticos existen?
Antes de darte nuestra respuesta, concordemos que es un instrumento archivístico.
Nosotros lo definimos como:
Un documento (producto técnico de la archivística) que es elaborado bajo una metodología técnica archivística que tiene por objetivo facilitar el desarrollo de las actividades de la gestión documental de una entidad pública o privada.
Además, primero hagamos un listado de los instrumentos archivísticos que se conocen, en este caso para la gestión documental del modelo Colombiano.
Si tomamos como referencia el Archivo General de la Nación, ten presente que los instrumentos archivísticos están reglamentados en el decreto 1080 de 2015, estos son:
- Cuadro de Clasificación Documental (CCD)
- La Tabla de Retención Documental (TRD).
- El Programa de Gestión Documental (PGD).
- Plan Institucional de Archivos de la Entidad (PINAR).
- El Inventario Documental.
- Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos.
- Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales.
- Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.
- Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.
¿Cuáles son los instrumentos archivísticos para una empresa privada?
Como dijimos al inicio de este artículo. Pueden ser todos.
En el sector público de Colombia no es si pueden, es tienen.
También como lo dijimos antes, hagamos de lado la normativa para el sector privado.
Consideramos, desde nuestro conocimiento empresarial, que son mínimo tres los instrumentos archivísticos para una empresa privada.
Quizás pueda estar la siguiente pregunta rondando tu cabeza ¿Es realmente necesario los instrumentos archivísticos para una empresa privada?
Más que para la empresa privada, es necesario para la gestión documental.
Si bien la gestión documental no es un conjunto de instrumentos archivísticos, sí requiere de estos para facilitar el desarrollo de ciertos procesos técnicos.
Instrumento Archivístico #1: El Cuadro de Clasificación Documental
Este para nosotros debería ser el primer y mínimo de los instrumentos archivísticos para una empresa privada.
La razón es que tal cual como lo define el Archivo General de la Nación de Colombia en el acuerdo 027 de 2006:
Esquema que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones y subsecciones y las series y subseries documentales.
El Cuadro de Clasificación Documental determina la estructura documental de todo el fondo documental, desde las oficinas.
Establece las categorías documentales bajo las cuales se debe de clasificar la información de manera normalizada y homogénea.
Con un Cuadro de Clasificación Documental se reduce el riesgo de pérdida de la información por el hecho de estar dispersa.
Instrumento Archivístico #2: Tabla de Retención Documental
Para contar con este instrumento, se requiere previamente el Cuadro de Clasificación Documental.
El Cuadro de Clasificación Documental es el soporte del proceso de organización documental.
La Tabla de Retención Documental va más allá.
Una cosa es saber cómo se clasifica la información, para luego ordenarla y describirla.
Otra cosa es determinar su valor archivístico, tiempo de retención y su disposición final.
Por ello, la Tabla de Retención Documental es otro de los instrumentos archivísticos para una empresa privada.
Instrumento Archivístico #3: Programa de Gestión Documental
Los dos anteriores son, en nuestro concepto, la base para el desarrollo mínimo de la gestión documental.
Sin Cuadro de Clasificación Documental difícilmente hay organización documental.
Y sin Tabla de Retención Documental es muy riesgoso eliminar documentos, y tal vez sea ineficiente la retención de los documentos en las oficinas.
Por eso, deberían mínimo, tenerse ambos instrumentos archivísticos para una empresa privada.
El Programa de Gestión Documental tiene un gran valor para la gestión documental de una empresa privada.
Este instrumento archivístico planea operativamente la gestión documental a corto, mediano y largo plazo.
Podríamos decirte, que el Programa de Gestión Documental determina los lineamientos que la empresa privada ha de ejecutar para cada uno de los procesos técnicos de la gestión documental.
¿Y qué otros instrumentos archivísticos para una empresa privada se deben implementar?
Consideramos que todos.
Mínimo los tres que ya te mencionamos.
Tal vez puedas estar en este momento pensando: «El Plan Institucional de Archivos, ¿qué? ese debería ser primero que todos.»
La respuesta que te tenemos es que, para el sector público, sí, el Plan Institucional de Archivos debería estar en la cima.
Para el sector privado, si solo te dieran la opción de elaborar tres instrumentos archivísticos, sugerimos los que explicamos en este artículo.
Puesto que el Plan Estratégico Archivístico, que es muy importante, puede subsanarse temporalmente con un plan de acción.
Si tienes alguna duda sobre los instrumentos archivísticos para una empresa privada, pregúntanos…
Estamos para servirte, asesorarte con tu empresa.
Sería genial si dejas algún comentario sobre este artículo, nos gustaría leerte.