Utilice un Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo que ayude a su entidad
Diseñe, estructure y diagrame cualquier tipo documental que su organización genere como producto de sus funciones, declarándolos como documentos electrónicos de archivo, o también para su posterior impresión y firma, según el contexto de tu empresa.
Mediante un buzón cada usuario podrá enviar documentos a otros usuarios y realizarles seguimiento, asignarles fecha de vencimiento, alertar por correo electrónico la llegada de un trámite al usuario correspondiente, de esta manera se evita pérdidas de información y el estancamiento de los procesos.
Diagrame los procesos con cada una de sus actividades, asigne a cada actividad un responsable, unas tareas requeridas y defina cuál es la siguiente actividad en el flujo del proceso, DocumentWeb se encarga de controlar cada una de las actividades, redireccionar y notificar al usuario correspondiente.
Implemente la estructura del Cuadro de Clasificación Documental en el QF Document como la base para la organización de las unidades documentales simples y expedientes que la entidad va generando a medida que produce documentos, manteniendo en todo momento la integridad de las series y subseries documentales y su vínculo archivístico.
En el Qf Document cada expediente podrá contar con: Foliación electrónica, índice electrónico, metadatos de contenido, contexto y estructura, además de la posibilidad de su cierre con firmas electrónicas o digitales.
Realice las transferencias documentales de los documentos electrónicos a los diferentes repositorios documentales según los instrumentos archivísticos como las TRD o las TVD, además que controle el registro de transferencia documental para los documentos físicos.
Aplique la disposición final a las unidades documentales simples o expedientes según las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental, controlando la eliminación documental (física o electrónica), la selección de muestras documentales y la conservación permanente de los documentos, previa asignación de roles y permisos a las usuarios.
Parametrice en el Qf Document cada una de las versiones de la Tabla de Retención Documental y Tablas de Valoración Documental con el fin de determinar los tiempos de retención documental y la disposición final de los documentos según su ciclo de vida.
Es el modulo Cliente-Servidor de producción y administración.
Se utiliza para escanear, indizar, enrutar, crear usuarios, asignar permisos y crear series documentales.
Está desarrollado en VB 6, requiere Windows 7 o superior.
Es el módulo de consulta utilizado por la mayoría de usuarios para consultar documentos, manejar correspondencia y flujos, crear comunicaciones.
Está desarrollado en .NET 2015. Requiere Internet Information Server 6.0 o superior, Windows 7 o superior.
Creación de comunicaciones y respuestas
Manejo de expedientes
Diseño de flujos
Integraciones con otros sistemas de información
Integración de firmas electrónicas y digitales
Organización y manejo de expedientes electrónicos e híbridos
Estas son algunas de las más importantes
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